انبارگردانی یکی از مهمترین فرآیندهای مالی و عملیاتی در هر کسب‌وکاری است که کالا، مواد اولیه، قطعات یا محصولات فیزیکی نگهداری می‌کند. هدف اصلی انبارگردانی این است که موجودی واقعی کالا در انبار با موجودی ثبتشده در سیستم حسابداری یا نرم‌افزار انبار مقایسه شود و هرگونه اختلاف، کسری، اضافه موجودی یا خطای ثبت شناسایی شود.
با این حال، بسیاری از مدیران تصور میکنند برای انجام انبارگردانی دقیق باید فروش، ارسال کالا یا فعالیت‌های روزمره کسبوکار برای چند ساعت یا حتی چند روز متوقف شود. این موضوع مخصوصاً برای فروشگاه‌ها، شرکت‌های پخش، فروشگاه‌های اینترنتی و مجموعه‌هایی که سفارش‌های روزانه زیادی دارند، می‌تواند هزینه‌بر باشد.
خبر خوب این است که با برنامه‌ریزی درست، استفاده از روش‌های مدرن انبارگردانی و به‌کارگیری نرم‌افزارهای مناسب، میتوان انبارگردانی را بدون تعطیلی کسبوکار انجام داد.
انبارگردانی چیست؟
انبارگردانی به فرآیند شمارش فیزیکی کالاها، مواد اولیه و موجودی‌های نگهداری‌شده در انبار و تطبیق آن با اطلاعات ثبتشده در سیستم گفته میشود.
در یک انبارگردانی استاندارد، تعداد واقعی هر کالا شمارش میشود و سپس با موجودی ثبتشده در نرم‌افزار انبار، سیستم حسابداری یا ERP مقایسه میشود.
اگر بین موجودی واقعی و موجودی سیستمی اختلاف وجود داشته باشد، باید دلیل این اختلاف بررسی شود.
دلایل اختلاف موجودی می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
ثبت نشدن ورود یا خروج کالا
اشتباه در ثبت تعداد کالا
خرابی یا ضایعات ثبت‌نشده
سرقت یا مفقودی کالا
اشتباه در ثبت انتقال بین انبارها
خطای انسانی هنگام تحویل یا دریافت کالا
اشتباه در واحد شمارش
ثبت اشتباه مرجوعیها
به همین دلیل، انبارگردانی فقط یک عملیات شمارش ساده نیست؛ بلکه یکی از ابزارهای مهم برای کنترل موجودی و شناسایی مشکلات فرآیندهای انبار محسوب میشود.
چرا انبارگردانی اهمیت دارد؟
اگر موجودی ثبتشده در سیستم با موجودی واقعی انبار تفاوت داشته باشد، بخشهای مختلف کسبوکار با مشکل مواجه میشوند.
برای مثال، ممکن است سیستم نشان دهد ۲۰ عدد از یک محصول در انبار موجود است، در حالی که موجودی واقعی فقط ۱۲ عدد باشد. در چنین شرایطی ممکن است فروشگاه سفارش‌هایی دریافت کند که امکان ارسال آن‌ها وجود ندارد.
از طرف دیگر، ممکن است کالا در انبار موجود باشد اما به دلیل ثبت اشتباه در سیستم، موجودی صفر نمایش داده شود. در این حالت کسبوکار فرصت فروش را از دست میدهد.
انبارگردانی دقیق می‌تواند به موارد زیر کمک کند:
افزایش دقت اطلاعات موجودی
جلوگیری از فروش کالای ناموجود
شناسایی کسری یا اضافه موجودی
کاهش خطاهای انبار
شناسایی کالاهای راکد
کنترل ضایعات
کاهش احتمال سرقت یا مفقودی کالا
بهبود فرآیند خرید و تأمین کالا
تهیه گزارش‌های مالی دقیق‌تر
در بسیاری از کسب‌وکارها، موجودی کالا بخش قابل‌توجهی از سرمایه شرکت را تشکیل میدهد؛ بنابراین کوچک‌ترین خطا در موجودی می‌تواند روی تصمیمات مالی و عملیاتی مجموعه تأثیر بگذارد.
انواع روش‌های انبارگردانی
انبارگردانی را میتوان به روش‌های مختلفی انجام داد. انتخاب روش مناسب به حجم موجودی، تعداد کالاها، نوع کسبوکار و ساختار انبار بستگی دارد.
انبارگردانی سالانه
در این روش، معمولاً یک یا دو بار در سال تمام کالاهای موجود در انبار شمارش میشوند.
این روش بیشتر در شرکت‌هایی استفاده میشود که برای تهیه صورت‌های مالی یا بستن حساب‌های پایان سال نیاز به تأیید موجودی دارند.
یکی از مشکلات انبارگردانی سالانه این است که معمولاً حجم کالاهای قابل شمارش بسیار زیاد است و در برخی مجموعه‌ها فعالیت انبار برای مدتی متوقف میشود.
انبارگردانی دوره‌ای
در انبارگردانی دوره‌ای، موجودی در بازه‌های زمانی کوتاه‌تر بررسی میشود.
برای مثال ممکن است کسبوکار هر سه ماه یکبار یا هر ماه بخشی از موجودی خود را شمارش کند.
این روش باعث میشود اختلاف موجودی زودتر شناسایی شود و مشکلات انباشته نشوند.
انبارگردانی چرخشی یا Cycle Counting
یکی از بهترین روش‌ها برای انجام انبارگردانی بدون تعطیلی کسبوکار، استفاده از شمارش چرخشی یا Cycle Counting است.
در این روش، به جای شمارش تمام موجودی در یک روز، هر روز یا هر هفته بخشی از کالاها شمارش میشوند.
برای مثال:
شنبه: کالاهای گروه A
یکشنبه: کالاهای گروه B
دوشنبه: کالاهای گروه C
به این ترتیب، بدون توقف کامل عملیات انبار میتوان تمام موجودی را در یک دوره مشخص بررسی کرد.
چگونه انبارگردانی را بدون تعطیلی کسبوکار انجام دهیم؟
یکی از مهمترین چالش‌های مدیران این است که فرآیند انبارگردانی باعث توقف فروش یا ارسال سفارش‌ها نشود.
برای رسیدن به این هدف میتوان از چند روش استفاده کرد.
۱. انبار را به مناطق مشخص تقسیم کنید
اولین قدم این است که فضای انبار را به مناطق یا Zoneهای مختلف تقسیم کنید.
برای مثال:
قفسه A
قفسه B
قفسه C
بخش کالاهای سریع‌گردش
بخش کالاهای راکد
بخش مرجوعیها
در هر مرحله فقط یک بخش از انبار شمارش میشود و فعالیت سایر بخش‌ها ادامه پیدا می‌کند.
این روش باعث میشود کل عملیات انبار متوقف نشود.
۲. از شمارش چرخشی استفاده کنید
در کسب‌وکارهایی که حجم زیادی از کالا دارند، شمارش چرخشی معمولاً بهترین گزینه است.
به جای اینکه هزاران قلم کالا در یک روز شمارش شود، تعداد مشخصی کالا در طول هفته یا ماه بررسی میشوند.
برای مثال اگر یک انبار ۳۰۰۰ قلم کالا داشته باشد، میتوان روزانه ۱۰۰ قلم را بررسی کرد.
به این ترتیب طی یک ماه تقریباً کل موجودی کنترل میشود.
۳. کالاهای مهم را بیشتر شمارش کنید
همه کالاها اهمیت یکسانی ندارند.
معمولاً بخشی از کالاها ارزش مالی یا گردش فروش بیشتری دارند. این کالاها باید دفعات بیشتری شمارش شوند.
یکی از روش‌های رایج، استفاده از تحلیل ABC است.
در این روش کالاها به سه گروه تقسیم میشوند:
گروه A: کالاهای بسیار مهم و باارزش
گروه B: کالاهای با اهمیت متوسط
گروه C: کالاهای کم‌ارزش یا کم‌گردش
برای مثال ممکن است کالاهای گروه A هر ماه، گروه B هر سه ماه و گروه C هر شش ماه شمارش شوند.
۴. زمان‌های کم‌ترافیک را برای شمارش انتخاب کنید
اگر کسبوکار شما ساعات یا روزهای کم‌ترافیک دارد، بهتر است بخشی از انبارگردانی در همان زمان انجام شود.
برای مثال:
ابتدای صبح
پایان ساعت کاری
روزهای کم‌فروش
قبل از شروع ارسال سفارش‌ها
این کار احتمال تداخل بین شمارش کالا و خروج کالا از انبار را کاهش میدهد.
۵. هنگام شمارش، جابهجایی همان بخش را محدود کنید
یکی از دلایل اصلی بروز خطا در انبارگردانی این است که در زمان شمارش، کالا وارد یا خارج میشود.
برای جلوگیری از این مشکل میتوان فقط همان قفسه یا بخش در حال شمارش را برای مدت کوتاهی مسدود کرد.
برای مثال اگر شمارش یک قفسه ۱۵ دقیقه طول می‌کشد، طی همان ۱۵ دقیقه برداشت یا ورود کالا به آن قفسه متوقف شود.
سایر بخشهای انبار همچنان می‌توانند فعالیت خود را ادامه دهند.
۶. از بارکد و بارکدخوان استفاده کنید
استفاده از بارکد می‌تواند سرعت و دقت انبارگردانی را به میزان قابل‌توجهی افزایش دهد.
به جای نوشتن دستی کد کالا، اپراتور می‌تواند بارکد محصول را اسکن کرده و تعداد آن را ثبت کند.
مزایای استفاده از بارکد در انبارگردانی عبارت‌اند از:
کاهش خطای انسانی
افزایش سرعت شمارش
شناسایی سریع کالا
حذف ورود دستی کد کالا
ثبت سریع اطلاعات در نرم‌افزار
در انبارهای بزرگ استفاده از موبایل، PDA یا دستگاه‌های Handheld نیز می‌تواند فرآیند شمارش را بسیار ساده‌تر کند.
۷. شمارش دو مرحله‌ای انجام دهید
برای کالاهای مهم بهتر است از روش شمارش دو مرحله‌ای استفاده شود.
در این روش یک نفر کالا را شمارش می‌کند و فرد دیگری نتیجه را تأیید می‌کند.
این روش مخصوصاً برای کالاهای گران‌قیمت یا کالاهایی که اختلاف موجودی بالایی دارند، مفید است.
۸. اختلاف‌ها را همان لحظه بررسی کنید
یکی از اشتباهات رایج این است که تمام انبار شمارش شود و بررسی اختلاف‌ها به پایان کار موکول شود.
بهتر است اگر اختلاف قابل‌توجهی مشاهده شد، همان بخش دوباره شمارش شود.
برای مثال اگر سیستم ۵۰ عدد کالا نشان میدهد اما شمارش فیزیکی ۳۸ عدد است، بهتر است قبل از ثبت نهایی اختلاف، موارد زیر بررسی شوند:
فاکتورهای خروج کالا
رسیدهای ورود کالا
مرجوعیها
انتقال بین انبارها
سفارش‌های در حال پردازش
مراحل اجرای یک انبارگردانی استاندارد
برای اجرای انبارگردانی دقیق میتوان از فرآیند زیر استفاده کرد.
مرحله اول: آماده‌سازی انبار
قبل از شروع شمارش، بهتر است کالاها مرتب شوند.
کالاهای مشابه باید در محل مشخص قرار گرفته و کالاهای خراب، مرجوعی یا ضایعات از موجودی سالم جدا شوند.
مرحله دوم: تعیین تیم انبارگردانی
بهتر است وظایف افراد از قبل مشخص شود.
برای مثال:
شمارش‌کننده
ثبت‌کننده
ناظر
مسئول بررسی اختلاف‌ها
تفکیک وظایف احتمال خطا را کاهش میدهد.
مرحله سوم: تهیه لیست کالاها
لیست کالاهای موجود در هر بخش باید مشخص باشد.
این اطلاعات معمولاً از نرم‌افزار انبار یا سیستم حسابداری استخراج میشود.
مرحله چهارم: شمارش فیزیکی
تیم انبارگردانی تعداد واقعی کالاها را شمارش و ثبت می‌کند.
در این مرحله بهتر است موجودی ثبتشده در سیستم در اختیار شمارش‌کننده نباشد؛ زیرا مشاهده عدد سیستم ممکن است بهصورت ناخودآگاه روی نتیجه شمارش تأثیر بگذارد.
مرحله پنجم: مقایسه با موجودی سیستم
پس از پایان شمارش، اطلاعات ثبتشده با موجودی سیستم مقایسه میشود.
کالاهایی که اختلاف دارند باید مشخص شوند.
مرحله ششم: شمارش مجدد اختلاف‌ها
کالاهای دارای اختلاف معمولاً باید دوباره شمارش شوند.
اگر اختلاف همچنان وجود داشت، سوابق ورود و خروج کالا بررسی میشوند.
مرحله هفتم: اصلاح موجودی
پس از تأیید اختلاف، اصلاح موجودی باید طبق فرآیند مالی و کنترلی شرکت انجام شود.
بهتر است تمام اصلاحات دارای دلیل و سابقه قابل پیگیری باشند.
اشتباهات رایج در انبارگردانی
برخی اشتباهات می‌توانند نتیجه انبارگردانی را غیرقابل اعتماد کنند.
از جمله مهمترین آن‌ها میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
شمارش کالا بدون مرتب‌سازی انبار
ادامه ورود و خروج کالا در بخش در حال شمارش
ثبت دستی اطلاعات بدون کنترل
شمارش نکردن کالاهای آسیب‌دیده یا مرجوعی
مشخص نبودن محل کالاها
تکرار شمارش یک کالا
شمارش نشدن برخی قفسه‌ها
اصلاح موجودی بدون بررسی دلیل اختلاف
داشتن دستورالعمل مشخص برای انبارگردانی می‌تواند بسیاری از این مشکلات را کاهش دهد.
نقش نرم‌افزار انبارداری در انبارگردانی
در کسبوکارهای کوچک ممکن است انبارگردانی با فایل اکسل انجام شود، اما با افزایش تعداد کالاها، این روش می‌تواند باعث خطاهای زیادی شود.
نرم‌افزارهای انبارداری امکاناتی مانند موارد زیر را در اختیار کسبوکار قرار می‌دهند:
ثبت موجودی لحظه‌ای کالا
تعریف چند انبار
ثبت ورود و خروج کالا
مدیریت انتقال بین انبارها
ثبت بارکد کالا
گزارش اختلاف موجودی
ثبت شمارش انبار
کنترل سریال یا بچ کالا
ثبت اصلاح موجودی
هرچه اطلاعات موجودی دقیق‌تر و به‌روزتر باشند، فرآیند انبارگردانی نیز سریع‌تر انجام خواهد شد.
انبارگردانی بدون توقف فروشگاه اینترنتی
برای فروشگاه‌های اینترنتی توقف فروش معمولاً گزینه مناسبی نیست.
یک فروشگاه آنلاین ممکن است بهصورت ۲۴ ساعته سفارش دریافت کند. بنابراین بهتر است از مدل انبارگردانی مرحله‌ای استفاده شود.
برای مثال میتوان کالاها را به گروه‌های مختلف تقسیم کرد و هر روز بخشی از آن‌ها را شمارش کرد.
همچنین هنگام شمارش یک گروه کالا، میتوان برداشت از همان قفسه را برای چند دقیقه محدود کرد.
اگر سیستم مدیریت سفارش و انبار به‌درستی یکپارچه شده باشد، سفارش‌های در حال پردازش نیز قابل شناسایی خواهند بود و احتمال ایجاد اختلاف کاهش پیدا می‌کند.
بهترین زمان برای انبارگردانی چه زمانی است؟
زمان مناسب انبارگردانی به نوع کسبوکار بستگی دارد.
بسیاری از شرکتها انبارگردانی کامل را در پایان سال مالی انجام می‌دهند. با این حال، اگر تعداد کالاها زیاد باشد بهتر است علاوه بر انبارگردانی سالانه، شمارش‌های دوره‌ای نیز انجام شود.
برای کسبوکارهای پرتراکنش، انبارگردانی چرخشی می‌تواند گزینه مناسب‌تری باشد.
به این ترتیب اختلاف موجودی خیلی زود شناسایی میشود و نیازی نیست اصلاحات بزرگ در پایان سال انجام شود.
جمع‌بندی
انبارگردانی فرآیندی برای مقایسه موجودی واقعی انبار با موجودی ثبتشده در سیستم است. این فرآیند نقش مهمی در کنترل موجودی، جلوگیری از کسری کالا و افزایش دقت اطلاعات مالی دارد.
برخلاف تصور رایج، انبارگردانی لزوماً به معنای تعطیلی کامل انبار یا توقف فروش نیست.
با استفاده از روشهایی مانند انبارگردانی چرخشی، تقسیم انبار به بخشهای مختلف، استفاده از بارکد، انتخاب زمان‌های کم‌ترافیک و کنترل ورود و خروج کالا هنگام شمارش میتوان این فرآیند را بدون اختلال جدی در فعالیت کسبوکار انجام داد.
هرچه فرآیندهای ثبت ورود و خروج کالا دقیق‌تر باشند، انبارگردانی نیز سریع‌تر، ساده‌تر و قابل‌اعتمادتر خواهد بود.
