نقطه سفارش مجدد و موجودی اطمینان چیست؟ + فرمول و مثال محاسبه

مدیریت موجودی فقط به این معنا نیست که بدانیم چه تعداد کالا در انبار داریم. یکی از مهم‌ترین تصمیم‌ها این است که بدانیم چه زمانی باید دوباره سفارش بدهیم و چه مقدار موجودی اضافه برای شرایط غیرمنتظره نگه داریم.

اینجاست که دو مفهوم مهم در مدیریت انبار مطرح می‌شوند:

نقطه سفارش مجدد (Reorder Point یا ROP) و موجودی اطمینان (Safety Stock).

اگر نقطه سفارش را بیش از حد پایین تعیین کنید، ممکن است قبل از رسیدن سفارش جدید با کسری موجودی مواجه شوید. از طرف دیگر، اگر بیش از حد موجودی نگه دارید، سرمایه شما در انبار قفل شده و هزینه نگهداری افزایش پیدا می‌کند.

در این مقاله یاد می‌گیریم نقطه سفارش مجدد و موجودی اطمینان چیست، چگونه محاسبه می‌شوند و با یک مثال واقعی نحوه استفاده از آن‌ها را بررسی می‌کنیم.

نقطه سفارش مجدد چیست؟

نقطه سفارش مجدد یا Reorder Point مقدار موجودی‌ای است که وقتی موجودی یک کالا به آن سطح می‌رسد، باید سفارش خرید جدید ثبت شود.

هدف این است که سفارش جدید قبل از تمام شدن موجودی قبلی به انبار برسد.

برای مثال فرض کنید یک فروشگاه روزانه به‌طور متوسط 20 عدد از یک محصول می‌فروشد و تأمین‌کننده برای تحویل سفارش به 5 روز زمان نیاز دارد.

در این حالت فروشگاه طی مدت انتظار برای رسیدن کالا تقریباً به این تعداد محصول نیاز دارد:

20 × 5 = 100 عدد

بنابراین اگر هیچ عدم قطعیتی وجود نداشته باشد، باید زمانی که موجودی به حدود 100 عدد می‌رسد سفارش جدید ثبت شود.

اما در دنیای واقعی شرایط همیشه قابل پیش‌بینی نیست.

ممکن است:

• فروش ناگهان افزایش پیدا کند؛

• تأمین‌کننده با تأخیر کالا را تحویل دهد؛

• حمل‌ونقل با مشکل مواجه شود؛

• سفارش مشتریان بیشتر از پیش‌بینی باشد.

به همین دلیل معمولاً مقداری موجودی اطمینان نیز به نقطه سفارش اضافه می‌شود.

موجودی اطمینان چیست؟

موجودی اطمینان یا Safety Stock مقداری موجودی اضافه است که برای پوشش نوسانات تقاضا یا تأخیر در تأمین کالا نگهداری می‌شود.

به زبان ساده، موجودی اطمینان همان ذخیره‌ای است که اجازه نمی‌دهد با اولین اتفاق پیش‌بینی‌نشده قفسه انبار خالی شود.

فرض کنید معمولاً روزانه 20 عدد کالا می‌فروشید، اما گاهی فروش به 30 عدد می‌رسد.

اگر موجودی شما دقیقاً براساس متوسط فروش برنامه‌ریزی شده باشد، افزایش ناگهانی تقاضا می‌تواند باعث اتمام موجودی شود.

Safety Stock برای کاهش همین ریسک در نظر گرفته می‌شود.

تفاوت نقطه سفارش مجدد و موجودی اطمینان چیست؟

این دو مفهوم ارتباط نزدیکی با یکدیگر دارند، اما یکسان نیستند.

در واقع، موجودی اطمینان یکی از اجزای محاسبه نقطه سفارش مجدد است.

فرمول نقطه سفارش مجدد

یکی از رایج‌ترین فرمول‌های محاسبه نقطه سفارش به شکل زیر است:

نقطه سفارش مجدد = تقاضای متوسط در روز × زمان تأمین + موجودی اطمینان

یا به شکل خلاصه:

ROP = (Average Daily Demand × Lead Time) + Safety Stock

در این فرمول:

• ROP: نقطه سفارش مجدد

• Average Daily Demand: متوسط فروش یا مصرف روزانه

• Lead Time: مدت‌زمان تأمین کالا

• Safety Stock: موجودی اطمینان

مثال محاسبه نقطه سفارش مجدد

فرض کنید یک فروشگاه برای یک محصول اطلاعات زیر را دارد:

• فروش متوسط روزانه: 20 عدد

• زمان تأمین: 4 روز

• موجودی اطمینان: 40 عدد

ابتدا مقدار تقاضا در طول زمان تأمین را محاسبه می‌کنیم:

20 × 4 = 80

حالا موجودی اطمینان را اضافه می‌کنیم:

80 + 40 = 120

بنابراین:

نقطه سفارش مجدد = 120 عدد

یعنی زمانی که موجودی قابل استفاده این محصول به حدود 120 عدد می‌رسد، باید سفارش خرید جدید ثبت شود.

80 عدد برای پوشش فروش تقریبی طی چهار روز آینده در نظر گرفته شده و 40 عدد نیز نقش ذخیره اطمینان را دارد.

موجودی اطمینان را چگونه محاسبه کنیم؟

روش‌های مختلفی برای محاسبه Safety Stock وجود دارد. انتخاب روش مناسب به میزان اطلاعاتی که از فروش، تقاضا و عملکرد تأمین‌کننده دارید بستگی دارد.

روش اول: محاسبه ساده موجودی اطمینان

یکی از روش‌های ساده این است:

موجودی اطمینان = (حداکثر مصرف روزانه × حداکثر زمان تأمین) - (متوسط مصرف روزانه × متوسط زمان تأمین)

برای مثال فرض کنیم:

• حداکثر فروش روزانه: 30 عدد

• متوسط فروش روزانه: 20 عدد

• حداکثر زمان تأمین: 6 روز

• متوسط زمان تأمین: 4 روز

ابتدا بدترین سناریوی مصرف را محاسبه می‌کنیم:

30 × 6 = 180

سپس مصرف معمول را محاسبه می‌کنیم:

20 × 4 = 80

در نتیجه:

180 - 80 = 100

بنابراین موجودی اطمینان پیشنهادی براساس این روش:

100 عدد

است.

محاسبه نقطه سفارش با موجودی اطمینان

اگر موجودی اطمینان مثال قبلی را استفاده کنیم:

متوسط مصرف طی زمان تأمین:

20 × 4 = 80

موجودی اطمینان:

100

پس نقطه سفارش:

80 + 100 = 180

بنابراین زمانی که موجودی محصول به 180 عدد برسد باید سفارش جدید ثبت شود.

روش آماری محاسبه موجودی اطمینان

برای کسب‌وکارهایی که داده‌های دقیق‌تری در اختیار دارند، می‌توان از روش‌های آماری استفاده کرد.

یکی از فرمول‌های متداول در شرایطی که زمان تأمین نسبتاً ثابت است عبارت است از:

Safety Stock = Z × σd × √L

که در آن:

• Z: ضریب سطح خدمت

• σd: انحراف معیار تقاضای روزانه

• L: زمان تأمین بر حسب روز

هدف این روش این است که موجودی اطمینان براساس میزان واقعی نوسان تقاضا تعیین شود.

هرچه تقاضا نوسان بیشتری داشته باشد، معمولاً موجودی اطمینان بیشتری نیز مورد نیاز است.

ضریب سطح خدمت یا Z چیست؟

سطح خدمت نشان می‌دهد کسب‌وکار تا چه اندازه می‌خواهد ریسک کسری موجودی را کاهش دهد.

چند مقدار تقریبی و رایج عبارت‌اند از:

برای مثال سطح خدمت 95 درصد معمولاً به این معناست که سیستم موجودی برای پوشش تقاضا در یک چرخه تأمین با سطح اطمینان بالایی برنامه‌ریزی شده است؛ بااین‌حال تفسیر دقیق سطح خدمت به مدل مورد استفاده بستگی دارد.

نکته مهم این است که بالا بردن سطح خدمت بدون محدودیت هزینه ندارد. هرچه سطح خدمت بالاتر انتخاب شود، موجودی اطمینان و در نتیجه سرمایه درگیر در انبار نیز معمولاً افزایش پیدا می‌کند.

مثال محاسبه آماری موجودی اطمینان

فرض کنید:

• انحراف معیار تقاضای روزانه = 8 واحد

• زمان تأمین = 4 روز

• سطح خدمت موردنظر = 95 درصد

• ضریب Z = 1.65

موجودی اطمینان:

1.65 × 8 × √4

از آنجا که جذر 4 برابر 2 است:

1.65 × 8 × 2 = 26.4

بنابراین می‌توان موجودی اطمینان را تقریباً:

27 واحد

در نظر گرفت.

اگر متوسط تقاضای روزانه 20 واحد باشد:

20 × 4 = 80

نقطه سفارش نیز تقریباً برابر خواهد بود با:

80 + 27 = 107

پس در این مثال بهتر است با رسیدن موجودی به حدود 107 واحد سفارش جدید ثبت شود.

برای محاسبه نقطه سفارش به چه اطلاعاتی نیاز داریم؟

برای اینکه نقطه سفارش واقع‌بینانه باشد، حداقل باید چند داده مهم را در اختیار داشته باشید.

1. متوسط فروش یا مصرف

بررسی کنید از هر کالا به‌طور متوسط در روز، هفته یا ماه چند واحد مصرف یا فروخته می‌شود.

بهتر است بازه زمانی انتخاب‌شده با نوع کسب‌وکار و سرعت گردش کالا متناسب باشد.

2. زمان تأمین یا Lead Time

زمان تأمین فاصله بین ثبت سفارش و زمانی است که کالا واقعاً در دسترس انبار قرار می‌گیرد.

برای مثال اگر دوشنبه سفارش بدهید و پنجشنبه کالا قابل فروش باشد، Lead Time تقریباً سه روز است.

3. نوسان تقاضا

فقط محاسبه میانگین فروش کافی نیست.

اگر فروش یک محصول گاهی 10 عدد و گاهی 50 عدد در روز باشد، ریسک کسری موجودی بسیار متفاوت از محصولی است که تقریباً همیشه روزانه 20 عدد فروش دارد.

4. نوسان زمان تحویل تأمین‌کننده

ممکن است تأمین‌کننده به‌طور متوسط سفارش را در پنج روز تحویل دهد اما گاهی تحویل کالا هشت روز طول بکشد.

این نوسان نیز باید در محاسبه موجودی اطمینان لحاظ شود.

موجودی قابل استفاده را فراموش نکنید

یکی از اشتباهات رایج در اجرای سیستم نقطه سفارش این است که فقط موجودی فیزیکی انبار بررسی شود.

در بسیاری از سیستم‌ها بهتر است «موقعیت موجودی» یا Inventory Position در نظر گرفته شود.

به‌صورت ساده می‌توان گفت:

موقعیت موجودی = موجودی فعلی + سفارش‌های در راه - تعهدات یا سفارش‌های تخصیص‌یافته

برای مثال:

• موجودی فعلی: 150 عدد

• سفارش در راه: 100 عدد

• سفارش مشتریان که هنوز ارسال نشده: 60 عدد

موقعیت موجودی:

150 + 100 - 60 = 190

بنابراین تصمیم برای سفارش جدید باید با توجه به وضعیت واقعی زنجیره تأمین و سفارش‌های باز گرفته شود، نه فقط عددی که روی قفسه وجود دارد.

چرا نقطه سفارش مجدد مهم است؟

استفاده صحیح از Reorder Point می‌تواند چند مشکل مهم مدیریت موجودی را کاهش دهد.

کاهش احتمال کسری موجودی

وقتی سفارش در زمان مناسب ثبت شود، احتمال اینکه موجودی قبل از رسیدن کالای جدید تمام شود کمتر خواهد شد.

جلوگیری از خرید بیش از حد

بدون سیستم مشخص، مسئول خرید ممکن است فقط براساس تجربه یا نگرانی از اتمام موجودی سفارش دهد.

این موضوع می‌تواند باعث انباشت کالا شود.

کاهش سرمایه خوابیده

موجودی بیش از حد یعنی بخشی از سرمایه شرکت به‌جای استفاده در عملیات، بازاریابی یا توسعه کسب‌وکار داخل انبار باقی مانده است.

بهبود برنامه‌ریزی خرید

وقتی برای هر SKU نقطه سفارش مشخص وجود داشته باشد، فرآیند خرید ساختاریافته‌تر و قابل پیش‌بینی‌تر خواهد بود.

افزایش سطح خدمت به مشتری

موجود بودن کالا در زمان سفارش مشتری می‌تواند نرخ تکمیل سفارش و تجربه خرید را بهبود دهد.

آیا موجودی اطمینان هرچه بیشتر باشد بهتر است؟

خیر.

Safety Stock بیشتر، احتمال کسری موجودی را کاهش می‌دهد اما هزینه‌هایی نیز ایجاد می‌کند.

از جمله:

• افزایش سرمایه درگیر در موجودی

• افزایش هزینه انبارداری

• افزایش ریسک خرابی کالا

• افزایش ریسک منقضی شدن محصول

• افزایش ریسک از مد افتادن کالا

• افزایش هزینه بیمه و نگهداری

بنابراین هدف مدیریت موجودی بیشترین موجودی ممکن نیست؛ بلکه ایجاد تعادل بین هزینه موجودی و ریسک کسری کالا است.

چه عواملی باعث افزایش موجودی اطمینان می‌شوند؟

در شرایط زیر معمولاً نیاز به Safety Stock بیشتر می‌شود:

• نوسان شدید تقاضا

• Lead Time طولانی

• تأخیرهای مکرر تأمین‌کننده

• اهمیت زیاد در دسترس بودن کالا

• دشوار بودن تأمین اضطراری

• نوسان فصلی بالا

• وابستگی به تأمین‌کننده خارجی

• ریسک اختلال در حمل‌ونقل

در مقابل، اگر تقاضا پایدار و تأمین‌کننده بسیار قابل پیش‌بینی باشد، ممکن است بتوان موجودی اطمینان را کاهش داد.

یک مثال کامل از نقطه سفارش در فروشگاه

فرض کنیم فروشگاه اینترنتی شما یک مدل هدفون می‌فروشد.

اطلاعات سه ماه گذشته نشان می‌دهد:

• متوسط فروش روزانه: 12 عدد

• حداکثر فروش روزانه: 20 عدد

• متوسط زمان تأمین: 5 روز

• حداکثر زمان تأمین: 7 روز

ابتدا موجودی اطمینان را با روش ساده محاسبه می‌کنیم:

(20 × 7) - (12 × 5)

برابر است با:

140 - 60 = 80

پس موجودی اطمینان:

80 عدد

حالا مصرف عادی در Lead Time:

12 × 5 = 60

بنابراین نقطه سفارش:

60 + 80 = 140

یعنی وقتی وضعیت موجودی این کالا به حدود 140 عدد برسد، باید سفارش تأمین جدید ثبت شود.

نقطه سفارش را هر چند وقت یک‌بار باید محاسبه کنیم؟

نقطه سفارش یک عدد دائمی نیست.

فروش، رفتار مشتری، عملکرد تأمین‌کننده و شرایط بازار در طول زمان تغییر می‌کند.

بنابراین بهتر است ROP و Safety Stock به‌صورت دوره‌ای بازبینی شوند.

برای کالاهایی با گردش بالا می‌توان بازبینی را در دوره‌های کوتاه‌تر انجام داد و برای کالاهای کم‌گردش فاصله بازبینی را افزایش داد.

همچنین در شرایط زیر بهتر است محاسبات فوراً بررسی شوند:

• تغییر محسوس فروش

• شروع فصل فروش جدید

• تغییر تأمین‌کننده

• تغییر Lead Time

• اجرای کمپین تبلیغاتی بزرگ

• افزایش یا کاهش قابل توجه سفارش مشتریان

• ورود محصول به مرحله جدیدی از چرخه عمر

خطاهای رایج در محاسبه نقطه سفارش

استفاده از فروش ماهانه بدون توجه به Lead Time

اگر زمان تأمین بر حسب روز است، نرخ تقاضا نیز بهتر است بر همان واحد زمانی محاسبه شود.

برای مثال:

اگر ماهانه 900 عدد فروش دارید:

900 ÷ 30 = 30 عدد در روز

حالا می‌توانید مقدار را در Lead Time روزانه ضرب کنید.

نادیده گرفتن فصل‌های فروش

میانگین سالانه ممکن است برای کالاهای فصلی گمراه‌کننده باشد.

فروش بستنی در زمستان و تابستان یا لباس گرم در مرداد و دی رفتار یکسانی ندارد.

برای چنین محصولاتی نقطه سفارش باید براساس تقاضای مرتبط با همان فصل تنظیم شود.

ثابت نگه داشتن Safety Stock برای همیشه

موجودی اطمینان باید براساس تغییر نوسان تقاضا و تأمین بازبینی شود.

اگر عملکرد تأمین‌کننده بهتر شده باشد ممکن است بتوان موجودی اطمینان را کاهش داد.

در مقابل، افزایش نوسان تقاضا می‌تواند نیاز به Safety Stock بیشتر ایجاد کند.

یکسان در نظر گرفتن همه کالاها

یک محصول کم‌ارزش با فروش بالا نباید لزوماً همان سیاست موجودی محصول گران‌قیمت و کم‌فروش را داشته باشد.

استفاده از روش‌هایی مانند ABC Analysis می‌تواند به تعیین سیاست‌های متفاوت برای گروه‌های مختلف کالا کمک کند.

رابطه نقطه سفارش و مقدار اقتصادی سفارش چیست؟

نقطه سفارش مجدد یا ROP مشخص می‌کند:

چه زمانی سفارش بدهیم؟

اما مقدار اقتصادی سفارش یا EOQ تلاش می‌کند به سؤال دیگری پاسخ دهد:

چه مقدار سفارش بدهیم؟

بنابراین این دو مفهوم مکمل یکدیگرند.

برای مثال ممکن است سیستم مشخص کند:

• وقتی موجودی به 150 واحد رسید سفارش بدهید؛

• هر بار 500 واحد سفارش دهید.

عدد اول مربوط به Reorder Point و عدد دوم می‌تواند از سیاست مقدار سفارش یا مدل‌هایی مانند EOQ به دست آمده باشد.

نقطه سفارش در اکسل چگونه محاسبه می‌شود؟

فرض کنید در Excel ستون‌های زیر را دارید:

فرمول سلول E2 می‌تواند به شکل زیر باشد:

=(B2*C2)+D2

برای مثال اگر:

B2 = 20
C2 = 4
D2 = 40

نتیجه برابر خواهد بود با:

120

با این روش می‌توان نقطه سفارش تعداد زیادی SKU را به‌صورت خودکار محاسبه کرد.

چطور نقطه سفارش دقیق‌تری داشته باشیم؟

برای افزایش دقت محاسبات، بهتر است به‌جای تکیه صرف بر میانگین‌ها، داده‌های تاریخی واقعی را بررسی کنید.

موارد زیر می‌توانند دقت سیستم را افزایش دهند:

• ثبت فروش روزانه هر SKU

• ثبت زمان واقعی تحویل هر سفارش

• محاسبه انحراف معیار تقاضا

• بررسی تأخیرهای تأمین‌کنندگان

• حذف یا مدیریت داده‌های پرت

• لحاظ کردن فصل و کمپین‌های فروش

• تعیین سطح خدمت براساس اهمیت کالا

• بازبینی دوره‌ای پارامترها

هرچه داده‌های شما دقیق‌تر باشد، تصمیم‌گیری درباره ROP و Safety Stock نیز قابل اتکاتر خواهد بود.

جمع‌بندی

نقطه سفارش مجدد یکی از مهم‌ترین شاخص‌ها در کنترل موجودی است و مشخص می‌کند چه زمانی باید سفارش خرید جدید ثبت شود.

فرمول ساده آن عبارت است از:

نقطه سفارش = تقاضا طی زمان تأمین + موجودی اطمینان

موجودی اطمینان نیز برای پوشش نوسان تقاضا، تأخیر تأمین‌کننده و سایر شرایط غیرمنتظره نگهداری می‌شود.

برای شروع می‌توان از مدل‌های ساده استفاده کرد؛ اما کسب‌وکارهایی که تعداد SKU بالا، نوسان فروش زیاد یا زنجیره تأمین پیچیده دارند، بهتر است محاسبات را براساس داده‌های تاریخی، سطح خدمت و روش‌های آماری دقیق‌تر انجام دهند.

نکته کلیدی این است که یک عدد ثابت برای همه کالاها وجود ندارد. نقطه سفارش مناسب هر محصول به میزان تقاضا، زمان تأمین، نوسانات فروش، سطح خدمت موردنظر و عملکرد تأمین‌کننده بستگی دارد.